Automatisering av fakturahåndteringsprosessen reduserer ikke bare feil, men frigjør også ressurser i økonomiavdelingen. Med avanserte automatiseringsmuligheter kan fakturaer behandles raskere, betalingssykluser forkortes, og virksomheten oppnår bedre likviditetsstyring. I tillegg gir automatisering en transparent sanntidsoversikt over regnskapsprosessen, noe som styrker beslutningsgrunnlaget og optimaliserer driften.
Digitalisering strømlinjeformer dagens forretningsdrift, og elektronisk fakturering er en del av denne utviklingen. Med e-faktura kan bedrifter redusere kostnadene og forbedre driften samtidig som de styrker relasjonen til kunder og leverandører. I denne artikkelen utforsker vi hvordan e-faktura kan implementeres, og hva det betyr for din bedrift.
{{textbox-1}}
Hva er e-faktura, og hvorfor er ELMA viktig?
En e-faktura er laget for at datasystemer skal forstå og behandle dem automatisk. For å motta e-fakturaer må du ha en elektronisk adresse som fakturaen kan sendes til. I Norge administreres dette via ELMA, et offentlig register som inneholder alle virksomheter registrert for mottak av e-faktura. Her kan du melde inn din egen bedrift, via et aksesspunkt (les mer om aksesspunkt lengre ned i artikkelen), slik at også dere kan motta efaktura.
Forskjellen på eFaktura, EHF og PDF-faktura
Det finnes flere typer elektroniske fakturaer, og det er viktig å skille mellom dem:
- eFaktura: Brukes i B2C-relasjoner og integreres direkte i nettbankløsninger som Nets og Vipps.
- EHF (Elektronisk handelsformat): Et standardisert format i Norge for B2B-relasjoner, hvor dokumenter utveksles gjennom PEPPOL-infrastrukturen.
- PDF-faktura: Selv om disse sendes elektronisk via e-post, krever de fortsatt manuell behandling og regnes ikke som fullgode e-fakturaer.
Fordelene ved bruk av e-faktura
- Reduserte administrasjonskostnader: Ved automatisk innløsing av fakturaer slipper din bedrift den manuelle punchingen av data og oppnår korrekt registrering av alle innkommende fakturaer. Dette minsker behovet for purringer og inkasso betydelig.
- Økt tilfredshet blant samarbeidspartnere: Ettersom flere leverandører forventer elektronisk fakturering, tilfredsstiller du deres krav og øker samarbeidseffektiviteten.
- Miljømessige fordeler: Elektronisk fakturering bidrar til en reduksjon av papirbruk og reduserer fraktbehovet – som igjen er mer bærekraftig.
«I Visma Net kan du sette opp automatisk tidsplan for inngående og utgående fakturaer, innbetalinger og periodisering. Jeg ønsker ikke å bruke tid på dette, og nå går det av seg selv.»
- Økonomidirektør Laurence Massem i Deadline2online. Les hennes erfaringer her!
Implementer EHF og PEPPOL i din bedrift
For å dra nytte av e-fakturaer må bedriften din være tilkoblet et PEPPOL-aksesspunkt, som er en kanal i den felleseuropeiske infrastrukturen for elektronisk handel. Dette gjør det enkelt å sende og motta fakturaer i EHF-format. Du bør også registrere bedriften i ELMA. ERP-leverandøren din kan hjelpe deg med oppsettet, slik at både sending og mottak av fakturaer går sømløst.
En full liste over alle godkjente aksesspunkter finner du hos Difi. Det beste er at du tar kontakt med din ERP-leverandør, slik at de kan hjelpe deg med å komme i gang med mottak av efaktura.
Gjør bedriften din klar for fremtiden
Innføring av e-faktura i driften er et viktig strategisk skritt mot en mer effektiv virksomhet. Overgangen gir både tids- og kostnadsbesparelser, øker nøyaktigheten i fakturahåndteringen og reduserer miljøpåvirkningen. Dette skiftet gjør bedriften din bedre rustet til å møte fremtidens krav til forretningsdrift.
