Slik lykkes du med lagerhåndtering

Kunders forventninger krever smarte løsninger

Det er ikke lenge siden det å betale med Vipps, bruke Klikk og hent, eller å betale med Klarna ikke var noe kundene dine forventet. Hverken B2B eller B2C. Det tok lang tid å få varer levert fordi konkurrentene var færre. Vi ringte eller sendte e-post, i stedet for å chatte med leverandøren på nettsiden deres eller på Facebook. Angret vi på kjøpet vårt, var det kanskje ikke så masete for kunden, men en desto større operasjon for leverandøren. Teknologiutviklingen fortsetter å vokse.

Kunder i dag blir stadig mer kravstore og sultne på enkle løsninger. Det gjelder kundene dine, men også deg som kunde av dine leverandører igjen. Vi forventer friksjonsfrie systemer og tettere samhandling. Alt i alt en enkel brukeropplevelse. Denne økende smidigheten gjør oss bortskjemte. Vi er allerede vant til at ting går knirkefritt. Disse forventningene påvirker andre produkter vi bruker. Også bedrifter med lagerbeholdning. Tross den uunngåelige teknologiske utviklingen, sitter mange bedrifter fremdeles med Excel-dokumenter på kryss og tvers, papirfakturaer og manuelle ordrelister som må sendes og oppdateres flere steder.

Om ikke systemene dine samhandler med hverandre, vokser friksjonen og frustrasjonen, både for deg og kundene dine. Det er rett og slett dårlig butikk og dårlig kundeservice å tviholde på manuelle rutiner.

To begreper det er viktig å skille mellom

Lagerkontroll
Lagerkontroll handler om plassering, etterbestillingstransaksjoner, fysisk varetelling og etterfylling. Hensikten er å redusere lagerbeholdninger som selger sakte, unngå at lageret har for høyt varevolum samt å balansere investeringsverdiene mot konsekvensene av uoppfylte bestillinger.

Lagerstyring
Lagerstyring handler om å sørge for riktig antall varer, til rett tid og på rett plass. Det omfatter alle oppgaver knyttet til prognoser, etterfylling og forsendelser. Har du god lagerstyring, betyr det at du mestrer rask og billig etterbestilling av varer, i god tid før du kjenner pulsen. I tillegg har du et effektivt varemottak og en smidig måte å løse lagerføringen på.

Finn løsninger på utfordringene

Uansett om du driver din egen oppstartsbedrift eller er daglig leder for en liten eller mellomstor bedrift, er spørsmålene stort sett de samme:

• Hvordan kan vi håndtere daglige gjøremål på en enda mer effektiv måte?
• Hvordan kan vi yte kundene best mulig service?

Logistikken spiller en sentral rolle når vi skal gå inn i disse spørsmålene. Gevinstene er store for de som evner å utfordre den måten de jobber på i dag.

Fire vanlige utfordringer og mulige løsninger for lagerkontroll

Utfordring 1: Du har for stort lager

Ledere må bestemme seg for et lagernivå som balanserer risikoen for å gå tom for varer, opp mot lagerkostnader og andre negative sider ved å ha for stor lagerbeholdning. Men hvordan?

Å ha varer på lager er ikke gratis. Varer som blir igjen på hyllene, risikerer å bli skadet, gå ut på dato og ender med nedskrivning. Eldre varer kan være vanskelig å selge, og binder opp verdier som kunne vært brukt på andre måter. Du risikerer med andre ord redusert omsetning og dermed dårligere lønnsomhet.

Mulige løsninger:

Har du varer du må bli kvitt raskt, finnes det flere smarte tiltak:

• Du kan selge de overflødige varene dine gjennom tredjepartsnettsteder. Selv om ikke inntjeningen blir like god, går du kanskje i null. I tillegg får du plass til nye, relevante lagervarer. .
• Du kan tilby kundene dine rabatt på kjøp i store kvanta.
• Lykkes du ikke med å redusere volumet ditt med de to overstående alternativene, er det kanskje på tide å tenke litt utenfor boksen. Du kan for eksempel donere til en organisasjon, et arrangement eller en skole i nærområdet ditt. Det gir ikke bare gevinst til mottakeren, men er også en fin og gratis måte å synliggjøre bedriften din på.

Utfordring 2: Sporingen er unøyaktig

Én ting er å vite hvor store varevolum du trenger, men det er like viktig å sørge for at du faktisk har det volumet du trenger. Her er det mange steder tellingen kan gå galt, både ved mottak, ved bestilling og ved telling. Vanligvis prøver bedrifter å redusere kostnadene ved å redusere lagerbeholdningen til det laveste nivået som er nødvendig for å oppfylle kundenes bestillinger. Det er en tilnærming som kan føre til høyere bestillingskostnader. Resultatet blir en større lagerbeholdning som fører til at bedriften din går glipp av høyere omsetning.

Mulig løsning:

Det er ikke én enkelt oppskrift som lar deg finne riktig lagernivå. Du ønsker å tjene så mye som mulig og ha så få utgifter som mulig. Derfor bør du prioritere å spore lagerbeholdningene dine nøye, slik at du finner den perfekte balansen mellom omsetning og kostnader. Hvordan gjør du det?

• Skaff deg oversikt over alle kostnadene knyttet til lageret.
• Sammenlign disse med omsetningen din, og undersøk hvor du bør være for å ha balanse og kontroll, også ved uforutsette hendelser.

Utfordring 3: Du mangler kontroll

Det sier seg selv at jo mindre kontroll, desto større er sannsynligheten for at noe går galt. Enten fordi du blir utsolgt for viktige varer, lagerbeholdningen ikke samsvarer med nettbutikken eller at returvarer ikke blir ført riktig i regnskapet. Skal du jobbe manuelt gjennom hele eller deler av verdikjeden din, taper du både tid og penger.

Mulige løsninger:

Sanntidsinformasjon er en viktig nøkkel til kontroll. Har du en lagerløsning som hele tiden gir deg oppdaterte tall på tvers av enheter og brukere, er du godt rigget for å jobbe synkronisert. Alle vet hva som er på lager, hva og hvor mye som må bestilles og når det er best å bestille det.

Utfordring 4: Du taster inn data manuelt

Evnen til å forutse lagerbehov er avgjørende for å møte etterspørselen. En av de største ulempene ved å taste inn data manuelt, er at arbeidsboken din når som helst kan være i uoverensstemmelse med det du faktisk har på lager. Dette er fordi regneark begrenser evnen til å analysere historiske data raskt.

Kun ett område hvor lagerbeholdningen er lagret, begrenser i tillegg brukertilgangen. Dette blir et problem når flere har ansvaret for lagerbeholdningen, men bare én kan redigere arbeidsboken om gangen.

Mulige løsninger:

Riv av plasteret og si farvel til Excel. Det betyr ikke at du skal avslutte Office-abonnementet i morgen, men at du forbereder deg på en manuell til automatisk overgang. Med riktig verktøy, trenger du ikke å gjette deg til lagerforbruk eller bruke timer på å oppdatere ulike regneark. I stedet for kan du se hele databasen på et øyeblikk: hva som er på lager, hvor det er samt hva og hvor mye du må bestille.

Etter lagerbeholdning, kommer lagerstyring

Nå har du fått noen knagger på hvordan du kan få kontroll på lagerbeholdningen din. Vi går videre til lagerstyring. Med god lagerstyring mener vi at du har orden på plasseringen og volumet av varer på lageret ditt.

Hva er god lagerstyring?

• Lagerføre riktig vare
• Finne de riktige varene
• Lagerføre riktig volum

Effektiv og god lagerstyring gir en klar, oppdatert oversikt over verdikjeden din. Alle disse punktene er alle sider ved det å styre og kontrollere lagerbeholdningen din:

• Hva du har på lager
• Mottak
• Hva som må bestilles
• Sporing
• Salgshistorikk
• Lagerhold
• Innkjøp
• Omsetning
• Forsendelse
• Etterbestilling

Det er viktig at disse funksjonene utføres i riktig rekkefølge for å få en oppdatert og korrekt oversikt over lagerbeholdningen. Databaserte lagerløsninger gjør det mulig å integrere delsystemer i én løsning.

Tre viktige knutepunkter i lagerstyringen

Disse tre punktene er essensen av lagerstyring:

• Du har riktig vare
• Du har riktig volum av varen
• Det er enkelt å finne varen

God lagerføring er viktig fordi du risikerer å miste omsetning om du ikke har et system som støtter driften din. Tapt salg over tid fører med seg en alvorlig nedgang i fortjeneste.

Et annet problem mange selskaper støter på, er at de ikke finner ting på lageret. Det kan være vanskelig å lagerføre riktig antall varer. Du må ha riktig antall varer til rett tid, hvis ikke risikerer du nedskrivninger eller at varen går ut på dato. Disse tapene kan enkelt unngås ved å ta i bruk en lagerløsning som støtter driften og forteller deg hva du skal levere, når du skal levere og til hvilken pris.

• Du får en stabil produksjon
• Du møter etterspørselen, også under påfyllingsperioden
• Du unngår å tape salgsordre
• Du holder tritt med endringer i markedsbetingelsene

Når disse fire fordelene er oppfylt, dukker det også opp en annen mulighet: et større spillerom til å være der for kundene dine. Du får belegg til å gi bedre kundeservice, noe som igjen vil ha en positiv innvirkning på fortjenesten din.

Kundecase: Slik effektiviserte Foodpartner-gründeren hver eneste lille økonomi- og logistikkprosess med logistikksystem i Visma net

Foodpartner-gründeren Sokrates Kalenderidis forteller at det ikke hjelper med masse erfaring med mat og produkter hvis du ikke vet hvordan produktet skal fraktes fra A til B. Sokrates gjorde markedsanalyser, snakket med folk og leste seg opp for å lære hvordan Foodpartner skulle bli bedre enn noen andre innen bransjen. Han skjønte raskt at forutsetningen var å ha et godt system i bunn.

– Nå er vi nede i en feilplukk på én prosent. Vi ser den samme enorme forskjellen på varemottaket. Det er en stor lettelse for alle sammen. Nå stemmer saldoen, og det er nøyaktighet i både mottak og plukk. Det er en enorm trygghet! Sokrates Kalenderidis, gründer og daglig leder i Foodpartner

Sokrates nevner særlig tre uvurderlige fordeler ved Visma Net:

1. ‍Løsningen er automatisert
   – Automatiseringen er den største gleden av dem alle. Alt flyter fra innkjøp og varemottak til fakturering og bokføring.‍
2. Lønn kjøres raskt og trygt
   – Skyen gjør at jeg kan logge meg inn hvor som helst, enten på desktop eller mobilen og etter noen tastetrykk er lønnskjøringen gjort. Vi har både fast og variabel lønn, i tillegg til ekstratid, overtid og innleide timer. Visma Net dekker alt dette.‍
3. Det lille ekstra i arbeidsdagen
   – Programvaren utvikles hele tiden. Jeg får energi og vil bare jobbe mer og lære mer! Ingen mer stress med punching. Hvem har vel lyst til å jobbe som en robot hver dag? Nå går jeg på jobb og er happy.

Avsluttende råd til bedrifter med logistikkbehov

Bli kjent med etterspørselen

Før du setter deg ned og blir travelt opptatt med ulike lageraktiviteter, er det viktig at du gjør deg kjent med etterspørselen. Fordi for at du skal ha en lagerbeholdning som driver virksomheten din, må du holde deg oppdatert på hvilke varer som er mest betydningsfulle for bransjen din.

Det tar tid og koster ressurser, men ikke gå glipp av muligheten!

Du trenger et system som matcher ambisjonene dine og en løsning du kan vokse i.Et langsiktig perspektiv skaper en vellykket lagerbeholdning. Det tar tid å oppnå perfekt vareflyt, og du må ha nøyaktighet og disiplin som grunnlag. Lagerhold var kanskje ikke førsteprioritet da du startet virksomheten din. Men ettersom virksomheten din har vokst, og fortsetter å vokse, trenger du en løsning som ikke begrenser deg, men hjelper virksomheten din å vokse.

De som har gått over fra tradisjonelle papirløsninger til en nettbasert løsning som gjør det meste av jobben for deg, får rask avkastning på investeringene sine. Ikke gå glipp av samme mulighet til å bli enda mer konkurransedyktig.

God data kan hjelpe deg med markedsføring

Så snart du har svarene på spørsmålene over, kan du for eksempel bruke innsikten på å drive markedsføring. Når bør du være på? I hvilke kanaler? Med kontroll og oversikt, har du kanskje også anledning til å grave mer i trafikken inn til nettsidene dine. Hvor kommer trafikken fra, hva er de mest populære sidene, hvilke varer blir oftest igjen i handlekurven? Dette er eksempler på innsikt som systemet ditt kan gi.

Følg med på historikken:

• Når ble det solgt mest av hvilke varer?
• Var det omkring en bestemt høytid, sesong eller annet dagsaktuelt?
• Hvordan var været, eller andre relevante forhold, da fortjenesten var lav?
• Hvordan kan du jobbe preventivt i fremtiden?