Hvorfor bytte ERP-system?
Mange bedrifter bruker et ERP-system som ikke er laget for dagens arbeidsprosesser, som stiller mye høyere krav til vekst, innovasjon, operasjonell smidighet, robusthet og effektivitet.
Et moderne ERP-system legger til rette for smidig og effektiv informasjons- og prosessflyt og frigjør både tid og ressurser for bedriften. Derfor bør alle virksomheter evaluere ERP-system med jevne mellomrom.
Overgangen til nytt ERP-system, steg for steg
Om bedriften din planlegger å flytte én eller flere prosesser opp i skyen, er det flere elementer du bør vurdere. I denne guiden finner dere en god oversikt over hva en overgang til skyen faktisk innebærer, både i forkant og underveis i prosjektet.
Les mer: Finans i Visma Net
1. Planlegging
Planlegging er den viktigste delen av prosjektet, fordi det er da du definerer behovet til bedriften og hva dere ønsker å få ut av et nytt ERP-system. Gjør dere en grundig jobb her, blir det mye enklere å finne leverandører og løsninger som kan dekke deres behov best mulig.
For noen vil den riktige veien være å sende ut prosjektet på anbud for å samle mest mulig informasjon fra flere tilbydere. Andre tar direkte kontakt med leverandører de kjenner til eller har hørt om. Dersom dere ikke har denne kompetansen internt, kan det være nyttig å snakke med et konsulentselskap som kan hjelpe dere å definere prosjektet. Uansett hvordan dere går frem i denne delen av prosjektet, anbefaler vi at dere bruker god tid og snakker med flere tilbydere, slik at dere får et klart bilde av hvilke muligheter som finnes på markedet. Mange hopper rett på første leverandør, og da er sjansen større for å ikke treffe blink.
1.1 Definer prosjektet
Start med å definere hva målet med å bytte ERP-system skal være. Her ser vi at mange dessverre henger seg opp i funksjoner og på den måten viderefører gamle måter å jobbe på og gamle prosesser inn en ny verden. Ha i bakhodet at de fleste skyløsninger har et annet DNA enn lokalinstallerte løsninger. Det er derfor viktig at dere løfter blikket for å se hvilke nye muligheter skyen kan gi dere. Å flytte til skyen betyr ikke å bare kopiere lokale prosesser inn i en ny verden. For å få mest mulig ut av ny teknologi, må alle i bedriften evne til å jobbe annerledes og være åpne for nye arbeidsprosesser.
Et ERP-prosjekt er en fin mulighet og anledning til å automatisere helheten og ikke minst forstå hvordan systemparken din henger sammen. Et nytt ERP-system vil sjelden dekke alle behov og prosesser. Det betyr at selv om du flytter til skyen, vil det fortsatt kreve at du har gode integrasjoner med for eksempel bransjesystemer som din bedrift har behov for. For å eliminere manuelle prosesser, er det derfor viktig å velge et ERP-system som kan integreres med andre systemer, slik at dere slipper å flytte data mellom dem.
1.2 Ressurser og tidslinje
I tillegg til å definere mål, må dere definere hvilke prosesser som skal dekkes, budsjett for prosjektet og hvilke ressurser som skal involveres. Ledelsen bør involvere nøkkelpersoner i bedriften som skal fungere som prosjektleder og prosjektmedlemmer, slik at alle er omforent med både mål og behov som skal dekkes. I tillegg er det nyttig å sette opp en tidslinje på hele prosjektet med viktige milepæler, som vil sikre at prosjektet får en god fremdrift. Alt dette vil være med på å forenkle dialogen dere skal ha med potensielle leverandører.
1.3 Mål og delmål
Ha klare og målbare mål på hva dere ønsker å oppnå med prosjektet – både i sin helhet, men også delmål. Det overordnede målet kan for eksempel være at dere ønsker å øke salget uten å ansette flere selgere, øke presisjon på plukking på lager uten å utvide staben på lageret eller at tiden for håndteringen av innkommende faktura skal gå ned med X-antall prosent. Disse målene er viktig å kommunisere internt slik at alle er omforent med hvorfor bedriften skal bytte systemer og ikke minst hvorfor det vil bli endringer i arbeidsprosessene. Dette vil også være målkriterier som leverandøren kan måle om prosjektet er en suksess.
2. Valg av partner
De fleste leverandører av ERP-systemer for større og mer komplekse bedrifter har som regel en salgsmodell hvor løsningene selges, leveres og supporteres av en partner. De er eksperter på ulike leverandører sine løsninger og har ofte erfaring og bred bransjekompetanse innenfor forskjellige segmenter. De vil være en viktig sparringspartner for deg som vurderer en leverandør sine tjenester.
Typisk vil en partner sette seg ned sammen med dere, og på bakgrunn av det interne arbeidet rundt mål og behov, komme med et løsningsforslag. De vil gi dere gode råd på veien for hvordan dere sammen med de kan nå de forskjellige suksesskriterine. Basert på samtaler og workshops, vil de komme med det optimale løsningsforslaget hvor de avklarer blant annet funksjonalitet, konfigurasjon, rapporter, integrasjoner, dashboards, tilpasninger, kostnadsbilde og en fullstendig tidslinje for arbeidsmetodikk, opplæring og utrulling.
Hvordan velge riktig partner?
Dette bør du tenke på ved valg av partner:
- Prat med flere partnere i markedet før du bestemmer deg
- Velg en partner som har god kunnskap om systemet de leverer
- Velg en partner som forstår dine behov og kjenner bransjen din.
- Sørg for å velge en partner som har prosjektforståelse
- Velg en partner du har god kjemi med
Det å bytte system vil alltid kreve en del innsats, vilje, tid og ressurser, og det er derfor viktig å velge en partner du stoler på, kan kommunisere åpent med og samarbeide godt med.
3. Implementering
Når dere har valgt en systemleverandør og en partner, starter den virkelige spennende og utfordrende delen av prosjektet. Alt dere har lagt ned av planer og mål skal settes til live. Selv om forskjellige leverandører og partnere opererer med forskjellige metoder for å få dere i mål, er det ofte en del likheter i hva som venter i denne fasen. Uansett er det viktig at ikke bare prosjektmedlemmene, men dere som organisasjon er involvert slik at dere kan verifisere at utførelsen er i henhold til planen og det dere ble enige om rundt tidsbruk og oppgaver. En stor fordel med implementering av ERP i skyen, er at alle oppgaver du vil ha i en lokalinstallert programvare, slik som hardware, installasjon, patching og store prosjekter med koding for å tilpasse tjenestene, er borte.
Hva skjer med gammel data?
Alle bedrifter, store som små, har et sett med data som de ønsker å importere inn i den nye løsningen, for eksempel grunndata som kunder, leverandører og varekartotek. Har dere brukt eksisterende løsning lenge, er det mye data som bør ryddes opp i før det skal eksporteres og flyttes til ny løsning. For å spare tid og penger anbefaler vi at du som kunde er involvert i arbeidet med å rydde opp i data som ikke skal bli med videre.
Hvor lang tid jobben med å flytte data tar, avhenger av hvor mye data som flyttes og hvor komplekse disse er. Ofte har skyløsninger en helt annet grunnstrukur, det er derfor ikke bare å flytte flere år med regnskapsdata fra jordbaserte løsninger over. Bytter du fra ett system til et annet fra samme leverandør, vil leverandøren i de fleste tilfeller sørge for at du får tilgang til regnskapet og all annet data som ikke flyttes opp i en oppslagslisens eller i rapporteringsløsning. Partneren din vil være behjelpelig med å ta ut utgående saldo fra gammel løsning og legger det inn som inngående saldo i skyløsningen.
Ved siden av å rydde opp i data, er dette en gylden anledning til å strukturere data på nytt, for eksempel hvordan kontoplaner og kostnadsbærere skal bygges opp. Et tips er å tenke på hvilken data dere ønsker å få ut av løsningen – at dere har rapportert på en viss måte tidligere, betyr ikke nødvendigvis at det er den riktige måten å rapportere på fremover.
Les mer: Slik er overgangen til Visma Net
Konfigureringer/Tilpasninger
En viktig styrke med en skyløsning fra Visma er at vi i Visma sørger for at alle kunder til enhver tid er på siste versjon inkludert sikkerhet, oppgraderinger og oppdateringer. Det betyr at du kommer raskere i gang med standardiserte prosesser og arbeidsflyt som er gjennomtestet, vil spare deg både tid og penger rundt forvaltningen av systemene dine.
Hva er public cloud (offentlig sky)?
Public Cloud (offentlig sky) er skyplattform med skylagring hos en tredjepartsleverandør, f.eks i Microsoft sitt datasenter i Irland. Offentlige skyer sparer bedriften for kostnader knyttet til kjøp, administrasjon og vedlikehold av lokal server.
Flere og flere bedrifter ser etter standardiserte løsninger for å minimere kostnader rundt forvaltning av løsningene sine når de skal til skyen.
Selv om skyen har mindre grad av skreddersøm enn tradisjonell lokalinstallert programvare, har du likevel muligheten til å tilpasse og konfigurere løsningene slik at den fungerer best for deg. Dette kan være alt fra hvordan en godkjennelsesflyt skal være, til hvilke dashboards som skal møte deg når du logger deg på systemet eller hvilke prosesser som skal automatiseres.
Integrasjoner og utvidelser
Et ERP-system klarer svært sjelden å dekke alle arbeidsprosesser og funksjoner som er nødvendig for den daglige driften. Løsningen er å integrere andre systemer med ERP-systemet. Integrasjoner er nok en av de viktigste faktorene for å eliminere dobbeltarbeid eller differanser i dataen. For noen er det viktig med integrasjon med nettbutikken sin. For andre kan det være et produksjonssystem, eller en butikkasse. Eller kanskje det er en kombinasjon av alle disse som skal til for å ha en effektiv arbeidsprosess.
Bruk derfor tid på å finne ut om de systemene du har i dag, kan integreres eller om det finnes andre tilsvarende løsninger som kanskje vil fungere bedre for deg. Uansett er det viktig at du velger et ERP-system som vil fungere som en grunnmur som kan kobles på andre løsninger. De fleste partnere har lang erfaring med å sy sammen forskjellige løsninger slik at det fungerer optimalt og sømløst for deg som bruker. Med fremveksten av skyen ser vi at flere og flere aktører tilbyr standardiserte integrasjoner med de store ERP-systemene i markedet – dette vil ta ned prosjekttiden betraktelig for deg som kunde.
Definer gjerne rapporteringsbehovet ut fra:
- Hvilken rapporter skal distribueres på gitte intervaller?
- Hvilken rapporter bør være i sanntid for å ta tempen på bedriften hver dag? Disse kan til fordel være dashboards som fremstiller data på en enklere og mer forståelig måte.
Rapportering
Korrekte og gode data er grunnlaget for å ta riktige beslutninger i bedriften. Når du automatiserer de finansielle prosessene i bedriften og har gode integrasjoner med andre systemer dere bruker, vil du øke muligheten til å få korrekt data mye raskere.
For å komme i gang med rapportering, må du først definere hvilke målekriterier som er viktig for bedriften, og deretter velge et rapporteringsverktøy som kan underbygge dette.
Mange ERP-leverandører har mange muligheter når det kommer til rapportering. Du kan enten bruke de standardiserte rapportene som følger med, eller bygge dine egne. Vår erfaring er at de fleste ønsker å gjøre noen korrigeringer på hva rapportene skal inneholde eller hvordan de skal se ut.
Les: En nettbasert ERP-løsning gjør bedriften din konkurransedyktig
Verifisere
Når du har satt opp systemet slik du ønsker, er det tid for å teste løsningen. Mange setter opp et demomiljø til denne fasen, der dere kan teste om ting fungerer som dere ønsker og har blitt enige med partner/leverandør om. Det er spesielt viktig å sjekke om integrasjonene fungererer som de skal, samt kvaliteten på data som importert, om arbeidsflyt er korrekt satt opp, brukertilganger/brukergrupper er korrekte og ikke minst om dere får ut de rapportene/dashboardene som dere ønsker. Om dere trenger å gjøre justeringer, meldes dette tilbake til partneren slik at de får gjort nødvendige endringer før dere tester det på nytt.
4. Opplæring og utrulling
Utrulling
Gratulerer! Nå har dere kommet dere gjennom en relativt krevende prosess. Nå gjenstår det å rulle ut løsningen for alle relevante brukere.
Start gjerne med å feire at den første milepælen er oppnådd . Hva med for eksempel å lansere den nye løsningen med brask og bram? Dette kan bidra til å skape en positiv energi og at alle ansatte føler seg involvert og engasjert i hvordan den nye løsningen skal hjelpe dere å nå bedriftens mål.
Det er krevende å bytte interne løsninger og mye av utfordringene er knyttet til at endring av arbeidsrutiner. Det er derfor smart å involvere de ansatte fra starten, involvering og forståelse for hvorfor i tidlig fase er det beste fundament for engasjement og vilje når alle ansatte skal ombord. Dere kan for eksempel bruke de som har vært involvert i gjennomføringen av prosjektet til å skape engasjement hos resten av bedriften. Det er også viktig at det brukes godt med tid på opplæring av de ansatte slik at de både vet hvordan de skal bruke løsningen og ikke minst hvilke fordelene de selv og bedriften får ut av endringene.
Opplæring
Opplæring fungerer som regel annerledes hos en skyleverandør enn i lokalinstallert programvare – med for eksempel større grad av guiding inne i selve løsningen (in app-guiding). Vår erfaring er at en kombinasjon av klasseromskurs, bruk av interaktiv trening og in app guider er bra – men dette avhenger av hvilken roller og funksjoner brukeren skal ha i den nye løsningen.
Fordelen med skyløsninger er at de er bygd slik at de har forskjellige grensesnitt for forskjellige brukere og oppgaver. På denne måten sikrer vi at brukeren hele tiden jobber i en optimal grensesnitt for å løse sin oppgave. Ikke minst sikrer vi at de “enkle” brukerne slipper å navigere seg inn et område som kanskje er mer tilpasset for en mer avansert bruker. Dette vil si at noen enkle arbeidsprosesser som for eksempel godkjenning av faktura, søknad om ferier eller føre utlegg eller reiseregning, har en ganske lav terskel for å lære seg. Her finnes det gode guider i løsningen og opplæringsvideo som brukeren kan benytte seg av straks de har fått brukernavn og passordet sitt. For andre rutiner som avskriving av driftsmidler, lukking av regnskapsperioder eller behandling avgifter kan brukeren få en dypere opplæring i tillegg til å få tilgang til guider i løsningen og våre brukerforum.
For å sikre at denne fasen skal gå bra er det viktig at bedriften er involvert og engasjert. Sett opp rutiner og frister som de ansatte skal forholde seg til. partneren din kan bistå godt her og vil komme med gode råd til hvordan mange andre kunder har løst oppgaven.
Les mer: Derfor er åpent API så viktig for bedriften
5. Kontinuerlig forbedring
Som de fleste løsninger, men kanskje enda viktigere i skyen, ønsker dere å forbedre løsningen basert på nye behov eller utviklinger i løsningen. Kanskje dere får behov for flere integrasjoner eller ønsker å ta i bruk andre deler av løsningen som ikke var en del av den opprinnelige problemstillingen?
Leverandørene sørger på sin side for at for du hele tiden er på siste versjon – på den måten kan du være sikker på at du alltid er i oppdatert på myndighetskrav og reguleringer, og ikke minst har kontinuerlig tilgang til alle nye funksjoner og forbedringer.
For deg som kunde bør du ha tett dialog med partneren om hvordan dere hele tiden kan forbedre utnyttelsen av løsningen.
I tillegg er det smart å:
- være engasjerte og delaktige på brukerforum til ERP-leverandøren for å få og dele erfaringer med andre brukere
- få på plass rutiner for hvordan onboarde nye brukere og hele tiden sørge for at eksistrende brukere jobber mest mulig effektivt
- hyppige sjekk på at dere får ut effekten med den nye løsningen i henhold til det som ble satt som suksesskriterier for prosjektet
Hva venter du på?
Et bytte av ERP system er absolutt ikke for pyser. Men med alle de mulighetene som skyen og ny teknologi kan skape for å oppnå vekst er det på tide å hoppe i det. For noen vil det innebære å flytte enkeltprosesser, slik som rapportering, for andre er det å flytte alle systemene til skyen. Skyen generelt er designet og bygget for en digital og moderne arbeidsprosess.
Det er ikke lenger snakk om du bør bytte til en ERP løsning i skyen, men et spørsmål om hvordan du best mulig kommer deg dit.
Med god planlegging, et åpent sinn for endringer og gode partnere er det ikke lenge til bedriften din kan fjerne manuelle arbeidsrutiner. Få maks ut av hver enkelt ansatt ved at de bruker tiden på det som faktisk skaper verdi for bedriften. Så hva venter du på? Ta kontakt med oss i Visma Software, så planlegger vi reisen sammen!
