Bedre kontroll og samarbeid med skybasert ERP-system

{{cta-1}}

– Nå går det meste automatisk. Vi jobber i større grad med kvalitetssjekk og kontroll i stedet for å punche fakturainformasjonen manuelt.

– En av tingene som er fantastisk med Visma Net, er at man kan drille seg ned på enkelttall, sier administrasjonssjef Heidi Nilsson. Hun forteller om da de mottok en purring på faktura der hun kjente igjen summen, men ikke fant leverandøren i systemet.

– Da kunne jeg benytte søkefunksjonaliteten og fant fort ut at utgiften var ført på feil selskap og feil leverandør. Nesten litt som jeg bruker Google! Det hadde jeg tidligere brukt lang tid på å spore opp.

‍

– Man må tenke annerledes, og det var uvant i starten, men verre enn det var det ikke. Det var jo derfor vi falt for Visma Net. Det var enkelt og lettfattelig, og jeg skjønte raskt gangen og oppbyggingen i det.

{{customer}}

Lett å lære seg ERP-systemet

Stiftelsen Nordlandsmuseet er Nordlands største kulturelle aktør, med 19 museumsanlegg i 9 kommuner. Stiftelsen består av totalt fire selskaper og har til sammen 40 ansatte i tillegg til 140 sesongarbeidere på de ulike lokasjonene.

Administrasjonssjefen hadde ett mål for øyet: å jobbe moderne og effektivt i motsetning til i det tidligere systemet, som var både tungvint og komplisert.

– Litt murring i starten var det da vi begynte å lære oss Visma Net, vedgår Heidi.

– Men det gikk seg fort til. Personlig synes jeg systemet var lett å lære. Man må tenke annerledes, og det var uvant i starten, men verre enn det var det ikke. Det var jo derfor vi falt for systemet. Det var enkelt og lettfattelig, og jeg skjønte raskt gangen og oppbyggingen i det.

Rollebasert økonomiavdeling

I økonomiavdelingen har de ulike arbeidsoppgaver fordelt på tre ulike roller. Den ene rollen jobber med det administrative rundt bank og lønn, den andre holder tak i hovedbok, rapportering og momsoppgaver, og den siste fokuserer på kundebehandling og leverandøroppfølging.

Til tross for ulike arbeidsoppgaver jobber alle i samme system. Derfor er det behov for ulik funksjonalitet samtidig som de har tilgang på de samme, oppdaterte dataene. Det har de nå.

– Med en nettbasert løsning kan alle logge seg på uavhengig av om de er fysisk på kontoret eller ute på en av lokasjonene våre. Ikke minst er det praktisk at systemet gir oss full kontroll hvis noen av oss er fraværende, for eksempel ved sykdom eller ferie.

– Selv om vi har ulike ansvarsoppgaver, jobber vi alle i samme system. Derfor har vi behov for ulik funksjonalitet, men tilgang på de samme og oppdaterte dataene. Det har vi nå.

{{product}}

Sparer mye på elektronisk faktura

En sentral del av den digitale effektiviseringen til stiftelsen gjelder prosessene rundt sending og mottak av fakturaer – både mellom selskapene, fra leverandører og til egne kunder.

– Etter at vi automatiserte prosessene rundt sending, tolkning og mottak av fakturaer, har vi sett betydelige besparelser på kostnader og ressurs- og tidsbruk. Før fakturerte vi kun på papir. Nå går det meste automatisk, og vi jobber i større grad med kvalitetssjekk og kontroll i stedet for å punche fakturainformasjonen manuelt, forteller Heidi.

Første halvår av 2018 sendte og mottok bedriften over 3000 fakturaer. De får tilsendt de fleste fakturaene på e-post. For egne utsendelser benytter de kun elektronisk faktura til de mottakerne som kan motta. Per i dag gjøres dette direkte fra økonomisystemet.

{{partner}}

{{cta-2}}