Nytt ERP-system ble løsningen på en stadig full server

– Vi måtte bli mer tilgjengelige på byggeplasser for blant annet byggeplassledere og prosjektledere. Det var utfordrende med en server som stadig gikk full.

‍

‍

{{customer}}

Serveren kunne ikke levere

MBA Entreprenør jobbet tidligere med serverbaserte systemer og brukte Visma Business og Visma Lønn.

Behovet for å være mer tilgjengelig var ikke kompatibelt med en server som hele tiden ble full. De visste allerede at prosjektmodulen Prosjektregnskap i Visma Net kunne automatisere flere av de manuelle oppgavene deres. Men for å ta i bruk Prosjektregnskap måtte de opp i skyen. Da de i tillegg mottok beskjeden om at Visma Lønn skulle legges ned, ønsket de å rigge seg for fremtiden som plutselig var her.

– Det var utfordrende med en server som stadig gikk full. De som attesterer og godkjenner fakturaer, må ha muligheten til å gjøre det i en fart og slippe å logge inn på en server, forteller administrasjonssjef Eva.

Selskapet brukte allerede SmartDok som timeregistreringssystem og OneStop Reporting til rapportering, og visste at begge disse systemene fungerte godt sammen med Vismas systemer. Ønsket var å beholde det som allerede fungerte godt, og samtidig ruste seg for fremtiden ved å flytte systemene som fortsatt var på server, opp i skyen.

‍
At IT-sikkerheten i skyen blir ivaretatt på et helt annet nivå, var heller ikke å forakte.

– Vi merker at vi har kunnet sende skuldrene betydelig når det gjelder datasikkerheten vår. Det er godt å vite at den er tatt hånd om av leverandøren.

Sømløst systembytte til Visma Net

– Vi har hatt god dialog med partneren vår, Cloud Connection, og hele tiden fått svar på spørsmål som har dukket opp. Vi har fått masse god hjelp av kontaktpersonen vår, og sammen har vi funnet de beste løsningene for oss, forteller prosjektadministrator Ann-Hege.

Noe av det MBA nå sparer mest tid på, er fakturaflyten. Med oppsatte regler og rutiner går både inngående fakturaer og fakturaflyten veldig mye raskere, og de kan opprette nye leverandører og kunder i fart.

Prosjektmodulen har fjernet mye manuelt arbeid. Tidligere måtte det lages grunnlag og PDF-er som ble videresendt for å igjen fylle inn informasjon til fakturering. Nå er dette noe som skjer direkte fra prosjektmodulen. Det har ført til mindre arbeid på byggeledere og prosjektledere, slik at de kan bruke tiden sin på viktigere oppgaver og rett og slett bygge mer.

Eva og Ann-Hege forteller at ambisjonen videre er å sette opp flere regler for mer automatisk arbeid, som vil legge til rette for videre vekst. De vil lage gode interne kurs slik at de kan effektivisere flere oppgaver enda mer og fjerne flaskehalser.

Les mer: Visma Net for bygg, anlegg og entreprenør

– Begynn tildig å tenke på hva overgangen til nytt system vil innebære. Det er ikke bare å knipse med fingrene. En slik overgang tar tid og innebærer flere faser.

{{product}}

Gode råd for bytte av ERP-system

Eva har fire råd som kommer godt med hvis du skal sette i gang med endringsprosessen og gå over til et nytt system.

• Når du skal implementere noe nytt, er det kjempeviktig at de personene som faktisk skal bruke systemet, er involvert underveis. Ledelsen kan ikke sitte isolert og ta alle avgjørelsene. Vi har for eksempel valgt å ha med prosjekt- og anleggsledere i prosessen, slik at de har sett systemet og fått muligheten til å komme med innspill. Hele administrasjonen har vært tett på hele veien.
• Begynn tildig å tenke hva overgangen vil innebære. Det er ikke bare å knipse med fingrene. En slik overgang tar tid og innebærer flere faser.
• Gjør noen tanker om rydding i forkant. Hva skal dere ha med videre?
• Gjør overgangen til noe spennende og artig! Og husk å gi masse skryt underveis. Da går det meste bra.

– Vi merker at vi har kunnet sende skuldrene betydelig når det gjelder datasikkerheten vår.

{{partner}}