Gjennom 10 år har den fremtidsrettede organisasjonen Norges Vel jobbet i de serverbaserte ERP-systemene Visma Global og Visma Business. Norges Vel er overbevist om at det er evnen til å tenke nytt som vil gange selskapet i fremtiden.
– Det er ikke våre rutiner som bestemmer hvordan vi skal gjøre ting – det er mulighetene i systemet som forteller hvordan vi skal gjøre det.
Det var innstillingen til Norges Vel da de valgte å bytte til det skybaserte ERP-systemet Visma Net. Man må våge å tenke nytt. Det forteller Roger Leren, økonomi- og administrasjonssjef i Norges Vel.
– Sparer et halvt årsverk på Visma Net
Da den ene av totalt tre ansatte i administrasjonen skulle gå av med pensjon, hadde Norges Vel en ambisjon om å slippe å ansette en ny person. Det innebar at de måtte automatisere enda flere prosesser.
– Vår innstilling da vi gikk over til Visma Net, var å tenke nytt. Det er ikke våre rutiner som bestemmer hvordan vi skal gjøre ting – det er mulighetene i systemet som forteller hvordan vi skal gjøre det, forklarer Roger.
Automatisering er prinsippet i Visma Net. Når dataene kommer inn og sendes ut elektronisk, er det ikke bare for å spare de ansatte for tid, men også for å minimere punchefeil og andre avvik. Det er for det meste bra, men kan også være litt kronglete, skal vi tro Roger.
– Det kan være litt utfordrende å rette opp feil i systemet siden det ikke bare er å rette opp manuelt. Du må vite hvor avviket ligger, og gå noen steg tilbake. Når det er sagt: Våre beregninger viser at vi sparer omtrent et halvt årsverk på å jobbe i Visma Net.
{{about-customer}}
Gikk fra Visma Business og Visma Global
– Vi startet med å hente inn flere tilbud, men forsto raskt at det enkleste var å gå over til Visma Net. Dette var blant annet fordi vi allerede brukte flere av løsningene i Visma Net-porteføljen. Det ville også bli lettere for resten av de ansatte å forholde seg til mye av det samme, forteller han.
Men viktigst av alt, ifølge Roger, er hvilken konsulent du velger deg. Det er ikke Visma, men en Visma-sertifisert partner som behovskartlegger, implementerer og følger opp hver enkelt kunde.
– Det aller viktigste er gode konsulenter som kan jobben sin, og som evner å stille de riktige spørsmålene. Vi valgte oss Abacus IT som partner, og har en helt fantastisk hjelp i konsulent Trine Pettersen. Vanligvis møter man jo utfordringer i en overgang, men oppfølgingen fra Trine og Abacus IT har vært ypperlig.
Skryter av betalingsløsningen
Norges Vel pleide å bruke mye tid på utbetalinger til Afrika, der de driver bistandsarbeid. Noe av det mest overraskende for dem er at dette går fullstendig smertefritt i Visma Net.
– Utbetaling, men også innbetaling, er helt klart det beste i systemet. Tidligere hadde vi Visma Document Center i Visma Business, og det var et mareritt. Nå slipper vi heldigvis det. Vi har faktisk ikke satt på fryktelig mye automatikk fordi leverandørfakturaene ofte konteres forskjellig fra gang til gang. Likevel fungerer det bra – og flyten går mye raskere.
– Hva vil du si til andre bedrifter eller organisasjoner som vurderer Visma Net?
– Først av alt: Skaff deg en konsulent som gjør det riktig. Glem de gamle rutinene dine, og tenk nytt. Hva kan du automatisere? Hvordan kan du jobbe annerledes? Vær fremoverlent og aksepter at ting er annerledes i et nytt system.
Les mer om finansmodulen i Visma Net
{{about-product}}
Bruker også OneStop Reporting
– Jeg kan ikke nok om hvordan jeg bygger egne rapporter i Visma Net, så det er veldig fint å ha OneStop Reporting integrert. Da vi jobbet i Visma Business, var det en slags hybridløsning, mens nå synkroniserer de to systemene sammen, sier Roger.
{{about-partner}}
– Det aller viktigste er gode konsulenter som kan jobben sin, og som evner å stille de riktige spørsmålene.
